CASOS DE ÉXITO

Transformación de la gestión académica con Microsoft Dynamics 365 y Power Platform

El Desafío

La gestión y coordinación entre plataformas como su CRM, el sistema para la gestión académica Classlife, el aula virtual Blackboard, su ERP Business Central, y los sistemas de identidad corporativos como Active Directory y Entra ID, representaba un reto clave para su eficiencia operativa.

Por ello, U-tad requería modernizar su ecosistema digital, integrar los distintos sistemas y habilitar nuevas capacidades de automatización.

U-tad, Centro Universitario de Tecnología y Arte Digital, es una institución privada educativa de referencia en la formación de profesionales en áreas como animación, videojuegos, diseño digital, inteligencia artificial o ingeniería del software. Su modelo académico combina innovación, tecnología y conexión con la industria para preparar a los estudiantes en las competencias más demandadas del mercado laboral.
U-tad partía de una situación en la que gran parte de sus procesos ya estaban automatizados.

Sin embargo, la infraestructura tecnológica que soportaba esas automatizaciones se había quedado obsoleta, dificultando su mantenimiento e impidiendo evolucionar al ritmo que el negocio demandaba.
Con una comunidad académica en constante crecimiento y múltiples sistemas tecnológicos coexistiendo, U-tad gestiona a diario una gran cantidad de procesos relacionados con alumnos, profesores, clases y eventos presenciales dirigidos a futuros estudiantes.

El Viaje

Desde Axazure, hemos acompañado a U-tad en un proceso de renovación tecnológica centrado en modernizar su ecosistema digital y habilitar nuevas capacidades para el crecimiento.

Aunque ya contaban con un alto nivel de automatización, sus sistemas se habían quedado obsoletos, con limitaciones tanto técnicas como funcionales que impedían avanzar y evolucionar al ritmo que la institución requería.

A través de Microsoft Dynamics 365 y Power Platform, desde Axazure, automatizamos e integramos sus sistemas clave, permitiendo una gestión centralizada, robusta y escalable.

Hemos conectado su CRM con plataformas académicas como Classlife y Blackboard, lo que permite centralizar la información académica y asegurar una comunicación fluida entre departamentos. También se ha integrado con su ERP, Dynamics 365 Business Central, y con los sistemas de identidad corporativa, tanto Active Directory On-Premise como Entra ID, logrando una sincronización automática de datos de alumnos y profesores entre todas las plataformas.

También se ha desarrollado un conector personalizado en Power Platform, gracias al que ha sido posible la automatización de la gestión interna de usuarios y grupos de seguridad en el Active Directory. Mediante este conector es posible, por ejemplo, la creación automática de la estructura de grupos de seguridad al inicio de cada curso académico, la asignación dinámica de usuarios a grupos según las asignaturas en las que estén matriculados o el mantenimiento continuo del AD, eliminando grupos obsoletos y revocando accesos o licencias a usuarios dados de baja.

Además, con Power Automate, hemos diseñado flujos que automatizan los procesos de alta y baja del personal académico. Esto significa que, cada vez que se incorpora un nuevo alumno o profesor, el sistema genera automáticamente su correo institucional, asigna los permisos adecuados, lo incluye en los grupos de seguridad correspondientes y lo registra en todas las plataformas necesarias, sin intervención manual.

Por último, también hemos desarrollado una aplicación de control de accesos con Power Apps para eventos, como los U-days, organizados por U-tad. Desde Dynamics 365 Customer Insights, se gestionan las invitaciones personalizadas que se envían a los asistentes y que incluyen un código QR. En el acceso al evento, una tablet escanea ese código QR y recoge información adicional mediante un breve cuestionario, que se guarda directamente en el perfil del potencial alumno dentro del CRM.

De este modo, toda la información, tanto de estudiantes potenciales como actuales y del equipo docente, se mantiene sincronizada entre todos los sistemas y centralizada en Dynamics 365, asegurando la coherencia de los datos en tiempo real.

La Conquista

Nayra Déniz Benitez, Chief Technology Officer U-tad

“No se trataba solo de modernizar sistemas, sino de preparar a la institución para crecer, adaptarse y seguir innovando. Ahora hemos recuperado ese control sobre los sistemas y tenemos una infraestructura más completa, robusta y escalable, es decir, podemos ir a más.

La automatización e integración de nuestras plataformas ha transformado la gestión de nuestros procesos internos, mejorando la eficiencia y permitiéndonos centrarnos en ofrecer una experiencia educativa innovadora y de calidad. Apreciamos la cercanía, el enfoque proactivo y el acompañamiento constante de Axazure, que ha sido clave para optimizar nuestras operaciones y seguir innovando.”

Gracias a estas soluciones, U-tad ha dejado atrás las limitaciones de su antigua infraestructura. Hoy cuentan con una plataforma tecnológica preparada para acompañar su crecimiento.

Esta nueva infraestructura no solo resuelve las necesidades actuales, sino que habilita a U-tad para seguir avanzando: más automatización, más integración y mayor capacidad de respuesta a las exigencias de un entorno cada vez más dinámico.

Hoy, los sistemas clave están interconectados, garantizando una trazabilidad completa y una visión 360° de estudiantes, profesores y procesos internos. Además, la sincronización automática de datos entre plataformas ha reducido significativamente los errores manuales y ha mejorado la eficiencia operativa en todos los niveles.

Gracias a la integración entre Dynamics 365, Business Central, Classlife, Blackboard y los sistemas de identidad, el equipo de U-tad dispone de información precisa, accesible y actualizada en tiempo real, permitiéndoles tomar decisiones más rápidas y fundamentadas, con un entorno mucho más seguro y controlado.

Además, la automatización de procesos críticos (como la gestión de altas y bajas del personal académico o la asignación de permisos en Active Directory) ha liberado tiempo y recursos que antes se destinaban a tareas repetitivas. Ahora, el equipo puede enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.

La organización de eventos se ha vuelto más ágil y efectiva, mejorando tanto la experiencia de los asistentes como la calidad de los datos recogidos. Todo ello, optimizando el uso de sus recursos tecnológicos y sacando el máximo partido al ecosistema Microsoft 365.

Hoy, U-tad dispone de una infraestructura moderna, robusta, escalable y alineada con su visión educativa, preparada para seguir innovando y creciendo con una base tecnológica sólida y bien integrada.

CONCLUSIÓN

La colaboración entre U-tad y Axazure demuestra cómo una estrategia tecnológica bien definida puede impulsar la transformación de una institución educativa. Con una integración fluida de plataformas, automatización de procesos clave y gestión unificada de datos, U-tad ha mejorado su operativa interna y la experiencia de su comunidad educativa.

Gracias a una colaboración continua y cercana, desde Axazure seguimos acompañando a U-tad en el camino hacia una gestión más ágil, conectada e innovadora, alineada con los desafíos actuales y con todo lo que está por venir.