Dentro de la familia de soluciones que Microsoft nos ofrece en Dynamics 365 encontramos «Project Operations» que nos que extiende las capacidades de Microsoft Dynamics Customer Engagement proporcionando un sistema único de gestión de la venta, gestión de recursos, planificación, entrega y facturación de proyectos

En Project Operations encontramos diversos tipos de despliegue, como son:

Lite deployment – deal to proforma invoicing.
Project Operations for resource/non-stocked scenarios
Project Operations for stocked/production order scenarios

El tipo de despliegue se determinar por un conjunto de preguntas a la hora de desplegar la solución en un entorno.

En este enlace puedes encontrar más información sobre los tipos de despliegue https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/project-operations/environment/determine-deployment-type .

En este articulo nos vamos a centrar en el despliegue «Lite», el cual toda su funcionalidad está dentro de Dynamics Customer Engagement, los otros dos tipos de despliegue estan diseñados para su integración con el ERP de Microsoft Finance and Operations mediante Dual Write, esto no significa que para cualquier tipo de despliegue no podamos hacer una integración con otros ERP.

Funcionalidad de Project Operations

De manera resumida la funcionalidad que nos facilita Project Operations es:

Gestión de oportunidad:

Cualificación de leads

Generación y seguimiento de oportunidades

Estimación basada en proyectos

Confección de ofertas y contratos

Planificación de proyecto:

Definición de tareas (WBS)

Planificación de tareas

Estimación de esfuerzo, costes y venta de tareas por esfuerzo y roles

Reserva y asignación de tareas a recursos

Gestión de recursos:

Creación de recursos internos/externos para su planificación

Definición de roles, capacidades y niveles de competencia

Búsqueda de recursos por roles, capacidads, ubicaciónes…

Listas de precios por roles

Imputación de tiempo y gastos:

Imputación de tiempo dedicado y gastos a un proyecto

Aprobación de horas/gastos por Project manager

Categorización de gastos

Facturación:

Facturación basada en hitos o en esfuerzo realizado

Seguimiento del estado de la facturación

Integración ERP:

ej. Dynamics 365 FNO

Más detalles en https://dynamics.microsoft.com/es-es/project-operations/overview/

Para aquellos que ya conocen Dynamics 365, encontrarán que Project Operations hace uso de tipos de datos y funcionalidades incluidas en Dynamics 365 Sales. Por ejemplo:

Lead (Clientes potenciales)
Cuentas (Clientes/Proveedores)
Contactos (Personas con las que interactuamos)
Oportunidades (Gestión de las oportunidades de negocio)
Ofertas (Propuesta económica)
Pedidos/Project Contract (Contrato generado por una oferta ganada)
Listas de precios (Listas para definir precios de coste o de venta tanto de roles, gastos, materiales)
Productos (Material que comercializamos y están asociados a listas de precios)
Unidades de venta (Definición de unidades para la venta de productos/tiempo)
Divisa (Divisa monetaria para emplear en oportunidades, ofertas, listas de precios,…)

A todo lo anterior, se le añaden los siguientes tipos de datos:

Project (Definición de tareas, calendario, costes, asignación de recursos)
Unidades organizativas (Divisiones o líneas de negocio)
Recurso (Persona o colaborador que podemos planificar y asignar a una tarea)
Requerimientos (Requisitos que una tarea requiere para buscar el recurso idóneo)
Solicitudes (Solicitudes de reserva para un requerimiento)
Reservas (Asignación de un recurso a una tarea para una fecha y un tiempo dedicado)
Capacidades (Skills que los recursos pueden tener)
Roles (Categorización de recursos)
Modelo de competencia (Nivel que un recurso tiene para una determinada capacidad)
Entrada de tiempos y gastos
Aprobaciones de tiempo y gastos
Facturación e hitos

¿Cómo empezar con Project Operations?

Microsoft nos permite desplegar un entorno de pruebas de Project Operations a través del siguiente link https://www.aka.ms/try-po

Una vez ya se nos ha creado el entorno, veremos que tenemos las siguientes apps

Project Operations, toda la funcionalidad de sales, gestión de proyectos y configuración. App que nos ofrece toda la funcionalidad
Project Oerations Team member, app diseñada para que los recursos puedan imputar tiempo y gastos
Resourcing scheduling, gestión de recursos y el tablero de programación (Schedule board)
Project app, app centrada exclusivamente en la funcionalidad de gestionar proyectos

Tenemos la opción de cargar datos de ejemplo, en este enlace podemos descargarlos y nos explican como importarlos https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/project-operations/environment/lite-apply-demo-setup-config-data .

Ya tenemos nuestro entorno creado y lo primero es realizar la configuración de los siguientes apartados: