En este artículo vamos a ver cómo la nueva versión del ERP Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (en adelante #MSDyn365FO) nos permite controlar e identificar de una forma bastante gráfica, contadores dentro de los workspaces para que puedan llamarnos la atención sin necesidad de hacer uso de las alertas o flows.

Esta situación nos sucedió en una de las implantaciones que actualmente estamos llevando a cabo y recibimos la aprobación del cliente con la solución que se planteó, por tanto, creo que puede ser de bastante utilidad en vuestro día a día, ya seáis clientes finales o profesionales.

La petición del cliente era poder controlar la caducidad de certificados de proveedores, para poder avisadles con tiempo de tal forma que tuvieran un margen de reacción para poderlos renovar.

Bien, para cubrir este requerimiento haremos uso dentro de la ficha del proveedor de la sección Certificaciones.

Desde aquí ubicaremos una entidad perfecta para gestionar este escenario, en donde se ubicarán 2 fechas, una denominada «Fecha de vencimiento» y otra denominada «Fecha de expiración». Utilizaremos una de las fechas como el vencimiento interno que debemos tener en cuenta para que el proveedor pueda gestionar su certificado, y el de expiración, será identificado como la fecha real en la que expira o caduca dicho documento.

Dicho lo cual, ahora nos encargaremos de buscar la forma en la que 30 días antes de la fecha de caducidad, MSDyn365FO sea capaz de ayudarme a identificar qué proveedor se encuentra en situación de dichas características para que de esta forma, se le pueda informar para que inicie sus trámites de renovación. Para ello accederemos al formulario de Todos los Proveedores y haremos un Filtro Avanzado.

En este filtro sacaremos la tabla Configurar Certificaciones mediante la opción «Agregar combinación de tabla», vinculando la combinación 1:N.

Con la tabla extraída lo que haremos serán escoger el campo «Fecha de Vencimiento», y en el valor utilizaremos una fórmula para poder traer datos dinámicos. Esto ya existía en versiones anteriores y es tremendamente útil en escenarios que se desean tener datos dinámicos en relación a campos de tipo fecha.

Desde esta página vais a poder identificar todos los tipos de fórmulas que existen y para este ejemplo en concreto utilizaremos ((LessThanDate(30)).

Con esto solo nos queda ejecutar la consulta e incorporarla a un espacio de trabajo o workspace, de tal forma que visualmente desde un workspace en concreto, el usuario identifique de una forma muy sencilla cuál es el estado de los certificados.

Si este fuera un dato que requiere de una validación aún mayor se podría incluso anclar al inicio para que pudiese llamar más la atención aún si cabe.