Últimamente me he dado cuenta de que los usuarios y consultores que empiezan con PowerApps / Dynamics 365 se enfrentan a una serie de conceptos complicados, difíciles de diferenciar, y deben saber para que sirve cada cosa. En este pequeño artículo vamos a intentar poner un poco de luz sobre esos términos.

Empecemos de más genérico a más específico. Os recuerdo que PowerApps es parte del universo cloud de Microsoft y que como tal se gestiona en modo suscripciones a través de Office 365. Un tenant es un término utilizado para una organización de Office 365. Es el contenedor de elementos de su organización, como usuarios, dominios, suscripciones, etc.

A partir de nuestro tenant, adquiriremos las suscripciones o licencias que necesitemos, en nuestro caso de PowerApps, una plataforma de desarrollo rápido de aplicaciones que tiene una base de datos y un interfaz para modificar la estructura de esa base de datos, y desarrollar diferentes funcionalidades, y otra interfaz para el acceso a la información contenida en esa base de datos.

Desde Office 365 accedemos al área de administración donde gestionamos licencias accediendo a los usuarios:

Desde aquí también accedemos al centro de administración de aquello que tengamos contratado.

Una vez que tenemos las licencias daremos de alta una o varias organizaciones o instancias de PowerApps, simplificando al máximo, accediendo a la administración de Dynamics 365 y creamos una base de datos y asignamos una url de acceso para cada instancia.

Creamos un nuevo entorno o instancia o editamos uno existente.

Editando el entorno existente puedo cambiar su nombre o su dirección.

Sobre mi instancia puedo instalar soluciones de Microsoft, desarrolladas por mi o de terceros. Una solución es un conjunto de funcionalidades desarrolladas sobre la plataforma de PowerApps. Entre estas soluciones, podemos encontrar, por ejemplo, Customer Engagement (el clásico CRM de Microsoft). Cualquier conjunto de modificaciones o personalizaciones que desarrollemos, debería ir incluida en una solución. Accediendo a https://powerapps.com con un usuario con permisos en el entorno correspondiente, accedemos a la gestión de nuestro entorno, en la parte superior derecha tenemos todos los entornos que el usuario logado pueda gestionar.

Toda la funcionalidad que tenemos en nuestro entorno, añadida mediante una o varias soluciones, podemos distribuirla en aplicaciones basadas en modelos, las cuales no son más que accesos a las entidades, paneles, etc., que tengamos en nuestro entorno. Con esto conseguimos que un usuario tenga acceso rápido a aquello que necesita y no pueda acceder a lo que no tiene que ver. El acceso a las apps se puede gestionar por permisos.

En la aplicación, con el asistente que vemos en la imagen anterior, podemos indicar a que paneles, flujos de proceso, entidades y dentro de estas, los formularios, vistas y gráficos se tendrá acceso desde esa aplicación.

En una organización podemos tener múltiples aplicaciones, ventas, servicio, dirección… que se diferenciarán porque cada una de ellas tiene un guid que se añade a la url.