Cuando nos propusimos organizar por cuarto año consecutivo el Saturday en Madrid, nunca imaginamos lo que iba a pasar en el mundo…

Allá por enero, cuando arrancamos la organización, todo era motivación de lo que queríamos que fuera el Saturday más grande que hubiéramos visto hasta la fecha.

Obviamente que la realidad con el COVID-19 ha hecho cambiar los planes de todo, pero creo que es un reflejo de lo que ha ocurrido con otras industrias o empresas. Todos debemos aceptar que debemos adaptarnos a esto, ya sea en ámbitos profesionales, personales o comunitarios.

Nosotros participamos en la organización de estos y otros eventos porque nos parece importante el hacer crecer la comunidad, aprender de los demás y conocer más gente, pero sobre todo, porque nos divierte y disfrutamos cada minuto.

Por esto no dudamos ni un momento que esto debíamos hacerlo sí o sí, no podíamos dejar pasar más tiempo sin organizar algo, y además creo que había gente que lo estaba esperando también.

Moverse a hacer un evento 100% online ha resultado ser más fácil de lo que incluso imaginamos. Los costes se redujeron a cero y la organización pasó a ser sobre todo el comunicar bien a los asistentes y speakers, y elegir las herramientas tecnológicas más adecuadas.

En este caso, hemos decidido publicar todas las sesiones grabadas previamente, las subimos a Youtube como “Premiers” y luego elegimos una web para publicar la agenda, que apuntaba a cada una de las sesiones. Para la gestión de speakers utilizamos Sessionize, y luego utilizamos Teams para el Power Lounge y Zoom para transmitir en vivo la Keynote.

Habiendo pasado unos días ya del evento, creo que es un buen momento para compartir la experiencia y sobre todo las lecciones aprendidas para hacerlo mejor la próxima vez. Además creo que puede servir a otros para enfocar ciertas ideas. Habiendo utilizado una herramienta como Youtube, podemos incluso utilizar sus estadísticas para hacer análisis del mismo.

Queríamos que fuera lo más parecido a un Saturday presencial, pero hemos aprendido que el enfoque debe ser algo diferente. Hemos visto que acceder a un evento desde casa durante todo un día es demasiado tiempo, y en general la gente entra y sale de las sesiones, e incluso muchos acceden a las mismas unos días después. Hemos tenido más de 4.600 visitas al evento, más de 640 horas de visualización de videos y en el canal hemos subido 133 suscriptores.

365Saturday Virtual España 2020: Adaptando los eventos de comunidad al formato online.

Curioso también es el analizar los orígenes desde los cuales accedió la gente a los contenidos. Yo creía que casi todo el mundo accedería desde la web en la que publicamos la agenda, pero solamente el 34% la ha utilizado, el resto accedió por otros sitios de redes sociales. Importante tener en cuenta para los eventos online, el publicar en todas las redes sociales, todas las sesiones, ya que muchos asistentes acceden desde ellas.

365Saturday Virtual España 2020: Adaptando los eventos de comunidad al formato online.

El siguiente punto a analizar, es el de los dispositivos. Obviamente no es lo mismo poner una sesión en la TV, en un ordenador, o desde el móvil. Aquí nuevamente los datos nos han enseñado temas que no habíamos pensado. Casi la mitad de la gente accede desde el móvil y desde el móvil se suele estar en una sesión casi 3 veces menos que en la TV. Importante tener en cuenta para los eventos online, el hablar con los Speakers, para avisarles que sus sesiones estarán siendo vistas desde móviles, y que a lo mejor deben tenerlo en cuenta cuando por ejemplo se enseña código fuente o letras pequeñas, para hacer zoom y que se vea adecuadamente.

365Saturday Virtual España 2020: Adaptando los eventos de comunidad al formato online.

Los eventos duran mucho más de lo que imaginamos, y las sesiones siguen siendo visitadas incluso muchos días después. Hay que cambiar el chip, un evento tiene un pico de asistentes cuando se publica, pero la idea del evento online debe tener relacionada la idea de perdurar. Cuanto más se piense en esto, más accesos se tendrá a los contenidos. A lo mejor hay que pensar alguna estrategia de continuidad para las siguientes semanas al evento.

365Saturday Virtual España 2020: Adaptando los eventos de comunidad al formato online.

Por último un tema para mejorar, que nos parece importante y que creo que esta vez hemos fallado. Veníamos subiendo en la participación femenina como speakers en los últimos años, pero esta vez hemos bajado, de hecho solo una mujer ha participado como speaker. Si bien teníamos más candidatas a participar en el evento, finalmente no han participado. Sin duda, hablaremos con otras colaboradoras para intentar mejora en este punto. Existen muchas iniciativas en esta línea para hacer los eventos más inclusivos como por ejemplo Women for Technical Talks W4TT y creo que todos debemos colaborar.

365Saturday Virtual España 2020: Adaptando los eventos de comunidad al formato online.

En conclusión, creo que tenemos mucho por mejorar, pero el evento ha sido un gran éxito. La participación ha sido altísima, y se ha despertado mucho interés. En todo caso, creo que para la organización de eventos online debemos aún cambiar la manera de pensar en algunos puntos y enfocarlo para que sea más dinámico, participativo y duradero.

Aunque a muchos nos gustan los eventos presenciales y los disfrutamos mucho, ahora mismo la comunidad se sube a la nube y está más fuerte y activa que nunca.

#CommunitySpirit

Contenido compartido en LinkedIn: Demian Raschovan

Ver sesiones del evento: Dynamics Power Spain Online 2020